Convention internazionale a Milano: location storica e gestione chiavi in mano per AGICAP
Location scouting, allestimento, servizio tecnico, gestione catering, servizi di accreditamento e guardaroba, coordinamento comunicazione internazionale.
Richiesta Cliente
Convention, workshop e networking: un evento memorabile nel centro storico di Milano per AGICAP
AGICAP, società specializzata nella gestione dei flussi finanziari con sede a pochi passi dalla splendida Piazza Duomo, ci ha affidato l'organizzazione di un evento aziendale completo della durata di un'intera giornata a Milano, nella settimana del 15 giugno. Il progetto richiedeva una sala plenaria da 150 persone in configurazione a teatro, affiancata da aree espositive, registrazione e guardaroba. Indispensabili anche 2–3 sale breakout per i workshop paralleli, uno spazio esterno o loggiato per l'aperitivo finale e postazioni demo per le sessioni interattive, ispirate al format dell'evento della casa madre a Parigi.
La proposta di Smart Eventi
Complessità e precisione: così si costruisce l’eccellenza di un evento corporate
Per AGICAP abbiamo selezionato una delle location storiche più iconiche e prestigiose di Milano, affacciata direttamente su Piazza Duomo: una cornice di altissimo profilo che ha letteralmente lasciato senza parole la responsabile marketing Europa durante il primo sopralluogo — in particolare al momento della salita nel Salone della Torre, con la sua straordinaria vista sul Duomo: quello è stato il segnale inequivocabile che avevamo trovato il luogo perfetto. Abbiamo strutturato gli spazi in modo funzionale e fluido: la Sala Colonne per la plenaria da 150 persone, le sale Donzelli, Suite 2 e Parlamentino per i workshop breakout, il Loggiato per l'aperitivo finale e la Galleria Passi Perduti per le aree catering. Per ogni sala è stata predisposta una regia tecnica AV dedicata con videoproiettori, schermi e radiomicrofoni, oltre a servizi integrati di accreditamento e guardaroba. L'evento ha richiesto una gestione straordinariamente flessibile: almeno tre cambi di data, e il numero degli ospiti è cresciuto da 100 a 200 partecipanti soltanto una settimana prima dell'evento, con conseguente riorganizzazione degli spazi, adeguamento del catering, da buffet a servizio al passaggio, e ridefinizione dell'intera logistica. A rendere il progetto ancora più complesso e interessante, la natura internazionale del gruppo con il quale ci siamo interfacciati, la gestione di materiali e allestimenti in arrivo dall'estero con spedizioni e tempistiche di montaggio da coordinare con precisione millimetrica, e la preziosa sinergia all’interno del nostro team.
Obiettivi raggiunti
Un evento internazionale da manuale: fluidità, qualità e soddisfazione totale per l’incontro di AGICAP
L'evento si è svolto in modo fluido e sempre impeccabile, grazie a una perfetta integrazione tra sessioni plenarie, workshop operativi e demo interattive. AGICAP ha espresso piena soddisfazione per la gestione chiavi in mano, per la qualità dei servizi tecnici AV e per l'eccellenza dell'offerta catering. La forte componente internazionale degli ospiti — con partecipanti di numerose nazionalità e comunicazione prevalentemente in inglese — è stata gestita con naturalezza e competenza, riscuotendo unanimi apprezzamenti. Anche un imprevisto dell'ultimo momento — la mancanza di acqua nel catering — è stato risolto prontamente e in modo del tutto invisibile agli occhi del cliente e degli ospiti, grazie alla reattività del nostro team.
Servizi:
Location scouting, allestimento, servizio tecnico, gestione catering, servizi di accreditamento e guardaroba, coordinamento comunicazione internazionale.
Obiettivi:
Organizzare una convention aziendale di alto profilo in una delle location più iconiche di Milano, capace di ospitare sessioni plenarie, workshop paralleli e networking internazionale.
