Privacy Policy
INFORMATIVA AL FORNITORE
Informativa ai sensi dell’art. 12 e ss. Reg. UE 679/2016
da parte della SMART EVENTI S.R.L.
La SMART EVENTI S.R.L., C.F. e P.I. 06997310963, con sede legale in 20131 Milano (MI), viale Abruzzi n. 37, in persona del legale rappresentante pro tempore, in qualità di Titolare del trattamento, La informa che il trattamento dei dati personali (comuni) da Lei forniti e raccolti in sede di esecuzione del contratto concluso con la SMART EVENTI S.R.L., sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la sua riservatezza e i suoi diritti.
1. Finalità e Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali avverrà per le seguenti finalità:
- (finalità contrattuale): per consentire l’adempimento di tutti gli obblighi derivanti dall’esecuzione del contratto concluso con la SMART EVENTI S.R.L., che costituisce la base giuridica del trattamento. Dopo la cessazione del contratto per qualsiasi motivo con la SMART EVENTI S.R.L., la base giuridica è l’adempimento degli obblighi previste dalla legge.
- (finalità di legge): per adempiere agli obblighi legali conseguenti.
2. Modalità del trattamento
Il trattamento dei citati dati avverrà da parte di incaricati e di responsabili individuati formalmente che utilizzeranno strumenti e supporti – cartacei, magnetici, informatici o telematici – idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza.
3. Natura del trattamento
La comunicazione dei dati personali è un obbligo contrattuale e dunque la loro comunicazione è OBBLIGATORIA per quanto riguarda la finalità contrattuale sub 1); pertanto l'eventuale rifiuto a fornirli, in tutto o in parte, ovvero la mancata autorizzazione al loro trattamento e/o alla loro comunicazione a terzi coinvolti nell’esecuzione del contratto con la SMART EVENTI S.R.L., può avere come conseguenza l’impossibilità da parte della SMART EVENTI S.R.L. di dare esecuzione al contratto.
4. Diritti dell’Interessato
4.1 Relativamente ai dati personali (comuni e relativi alla salute), Lei, in qualità di interessato, potrà, mediante invio di comunicazione scritta a mezzo mail al seguente indirizzo: privacy@smarteventi.it a SMART EVENTI S.R.L., con sede legale in 20131 Milano (MI), viale Abruzzi n. 37, in persona del legale rappresentante pro tempore:
- chiedere alla SMART EVENTI S.R.L., quale titolare del trattamento, l'accesso ai suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o la limitazione del trattamento o di opporsi al trattamento (ex artt. 15, 16, 17, 18, 19, 21 Reg. Ue 679/2016). In particolare:
* per quanto attiene alla rettifica dei dati personali, tenuto conto delle finalità del trattamento, Lei ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
* per quanto attiene alla limitazione del trattamento, Lei ha il diritto di ottenerla quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) Lei contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario a SMART EVENTI S.R.L. per verificare l'esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e Lei si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; c) benché la SMART EVENTI S.R.L. non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono a Lei necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
* per quanto attiene alla cancellazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo, Lei ha il diritto di ottenerla quando ricorre uno dei seguenti motivi: a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) Lei, in qualità di interessato, revoca il consenso su cui si basa il trattamento e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) i dati personali sono stati trattati illecitamente; d) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetta la SMART EVENTI S.R.L.;
- ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano forniti a un titolare del trattamento e avrà il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte della SMART EVENTI S.R.L. (c.d. “diritto alla portabilità dei dati” ex art. 20 Reg. Ue 679/2016);
- revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (ex art. 8, par. 3, Reg. UE 679/2016).
4.2 I Suoi dati personali non verranno diffusi e non vengono trasferiti a Paesi terzi od organizzazioni internazionali (DA ELIMINARE). I dati personali possono essere condivisi con destinatari che risiedono in Paesi terzi rispetto all’Unione Europea. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trattamento dei dati da parte di questi avverrà in conformità al GDPR.
5. Titolare – Responsabile esterno del trattamento dei dati personali
Titolare del trattamento dei dati personali è la SMART EVENTI S.R.L., C.F. e P.I. 069997310963, con sede legale in 20131 Milano (MI), viale Abruzzi n. 37, in persona del legale rappresentante pro tempore, che può essere contattata al seguente indirizzo: privacy@smarteventi.it.
Responsabili esterni del trattamento sono:
− Esperti contabili – Revisori legali dei conti;
− Legali;
− Banche;
− Dipendenti/collaboratori di SMART EVENTI;
− partner di cui si avvale SMART EVENTI per l’erogazione di servizi ai Clienti (per es. sviluppo/manutenzione siti, applicazioni, gestionale, software contabilità e di invio newsletter…).;
-Fornitori di sistemi di Intelligenza Artificiale individuati da Smart Eventi.
6. Comunicazione del trattamento
Ferme restando le comunicazioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, i suoi dati personali potranno essere comunicati via mail in Italia a:
− Esperti contabili – Revisori legali dei conti;
− Legali;
− Banche;
− Dipendenti/collaboratori di SMART EVENTI;
− partner di cui si avvale SMART EVENTI per l’erogazione di servizi ai Clienti (per es. sviluppo/manutenzione siti, applicazioni, gestionale, software contabilità e di invio newsletter…).
7. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI – cancellazione dei dati
I dati personali (comuni) da Lei forniti saranno conservati in una forma che consenta la Sua identificazione, in qualità di interessato, per un arco di tempo non superiore al conseguimento della finalità contrattuale sub 1) per le quali gli stessi sono trattati, salvo l’adempimento di obblighi legali. Non esiste un sistema automatizzato per la cancellazione dei dati personali al termine del periodo di conservazione, posto che la cancellazione degli stessi avviene manualmente, una volta adempiute le obbligazioni di legge conseguenti la cessazione del contratto. Salvo eventuali adempimenti di legge, eventuali dati personali contenuti in ordini non accettati vengono immediatamente cancellati e rimossi.
8. RECLAMO
Ove ritenga che il trattamento violi il Reg. UE 679/2016, Lei ha il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.
9. UTILIZZO DI STRUMENTI DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE
9.1Smart Eventi sta implementando e utilizzando sistemi di Intelligenza Artificiale all'interno dei propri processi organizzativi e operativi.
Il Titolare del Trattamento La informa che i dati personali oggetto della presente informativa potranno essere trattati anche mediante sistemi di Intelligenza Artificiale per la gestione del rapporto precontrattuale e contrattuale. Specificatamente, l'Intelligenza Artificiale potrà essere usata per effettuare (i)l'analisi, la valutazione e la comparazione dei preventivi ricevuti dai fornitori, anche mediante l'elaborazione di report di sintesi finalizzati a supportare la valutazione e la selezione dell'offerta maggiormente vantaggiosa; (ii)l'analisi, la revisione, la predisposizione e l'aggiornamento della documentazione contrattuale; (iii)la revisione, la predisposizione e la traduzione di comunicazioni commerciali e operative trasmesse al fornitore (esempi: supporto nella scrittura di email).
La base giuridica del trattamento di cui ai punti (i), (ii) e (iii) è l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte ai sensi dell'art.6, par. 1, lett . b) GDPR.
9.2Smart Eventi si impegna a utilizzare sistemi di Intelligenza Artificiale nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, sicurezza, equità, inclusività e non discriminazione, adottando, ove applicabile, misure volte a individuare e mitigare eventuali errori o distorsioni derivanti dai risultati prodotti dagli strumenti utilizzati.
9.3Smart Eventi non utilizza sistemi di Intelligenza Artificiale per assumere decisioni automatizzate aventi effetti giuridici o che incidano in modo significativo sui fornitori. I sistemi si Intelligenza Artificiale costituiscono strumenti di supporto all'attività lavorativa e non sostituiscono il controllo, la valutazione e il giudizio del personale competente sugli output generati. La selezione dei fornitori, la gestione dei rapporti contrattuali, la valutazione delle proposte commerciali o altri aspetti che possano incidere sul rapporto con i fornitori restano di esclusiva competenza del personale di Smart Eventi che mantiene la piena responsabilità delle decisioni adottate.
